如果一臺辦公設備只具有某一種功能，只有一種情況，那就是使用者對這個功能的需求相當大，對其它的功能可以忽略，但人們都一臺機器具有多種功能，已經是購買一臺機器的.少要求，同時可以網絡打印、復印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。每一類設備又都  包括多種產品，以下列舉的只是其中的主要設備或常用設備。

    辦公設備常用的一般包括：傳真機、掃描儀、打印機、繪圖儀、交換機、打字機、碎紙機、塑封機、光標閱讀機、電子白板、智能卡讀寫終端、曬圖機等等。

1.文件輸入及處理設備：計算機、文件處理機、打字機、掃描儀等。

2.文件輸出設備：可分為文件復制設備和文件打印設備，以及文件傳送設備。

3.文件復制設備包括：制版印刷一體化速印機和油印機、小膠印機、重氮復印機（曬圖機）、靜電復印機、數字式多功能一體機、數字印刷機、輕印刷機、噴墨復印機等。

4.文件打印設備包括：激光打印機、噴墨打印機、針式打印機和繪圖機等。

5.文件傳輸設備：傳真機、計算機、電傳機等。

6.文件儲存設備：縮微設備、硬盤、云盤等。

7.文件整理設備：分頁機、裁切機、裝訂機、打孔機、折頁機、封裝機等；

8.網絡設備：網絡適配器、路由器、交換機、調制解調器等；

9.溝通設備：座機電話、網絡電視會議軟件、電話會議等。

    復印機、打印機、傳真機、證卡機等是集光學、機械、電子技術為一體的精密陜西辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質量。

    定期的維護保養，可以清除機器內部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質量，將可能發生的故障消滅在萌芽狀態，減少停機時間。

    隨著技術進步和由于辦公室工作細化而對產品不斷提出新的要求，各類新型辦公設備產品層出不窮，更新換代速度也越來越快。但是，大多數辦公設備屬于以機電為基礎的耐用設備，所以在各類辦公室中多種類型、多代設備同時服務于辦公的現象比較常見。